كيف تكتب إيميل أو رسالة رسمية باللغة الإنجليزية؟ سينبهر زملائك ورؤساؤك بها وبك

نحيطكم علماً بأن هناك ثلاثة أنواع مختلفة من المراسلات باللغة الإنجليزية، وهي الخطاب، المذكرة الداخلية، رسالة البريد الإلكتروني (الإيميل).

المحتوى في هذه الأنواع المراسلات الثلاثة متشابه ولا يختلف أبداً، فما تود قوله في رسالة يمكنك قوله في مذكرة ويمكنك قوله أيضاً في رسالة بريد إلكتروني، الاختلاف بينهم يقتصر فقط على الشكل أو طريقة التنسيق وعلى الغرض والجهة المرسل منها وإليها نوع المراسلة، وكي نوضح هذ الكلام، نستعرض فيما يلي كل نوع من أنواع هذه المراسلات بشيء من التفصيل الغير ملل:

1-خطاب letter:

الخطاب يرسل إلى شركات أو إدارات خارجية، وكونه يرسل إلى جهة خارجية بالبريد العادي لذا يجب أن يحتوي على عنوان الراسل والمرسل إليه.

2-مذكرة داخلية Memo:

المذكرة الداخلية ترسل داخل أقسام الإدارة الواحدة، ولا تشترط كتابة العنوان طالما أنها سترسل داخلياً، لكن يجب أن تحتوي بالطبع على: تاريخ الرسالة، رقم الرسالة (يعرف أيضاً برقم الإشارة وهو لغرض الأرشفة والتوثيق)، رقم هاتف وفاكس مكتب الراسل، اسم الراسل، اسم المرسل إليه ولقبه الوظيفي، وعنوان موضوع الرسالة.

ربما يهمك هذا الموضوع أيضاً ( نماذج جاهزة باللغة الإنجليزية والعربية لكتابة الخطاب التعريفي Cover Letter)

3-رسالة بريد إلكتروني Email:

وهي الرسالة التي ترسل إلكترونياً كما تعلم، وهي أسرع بكثير من النوعين السابقين، وبات الكثير من الشركات اليوم يعتمدها بشكل رسمي بدلاً من الخطابات أو المذكرات.

الرسالة الإنجليزية تتكون من ستة عناصر رئيسية:

تحدثنا فيما سبق – عزيزي الموظف عن أنواع المراسلات الرسمية والفرق بينهم، والآن سنتناول العناصر المشتركة التي تحتوي عليها هذه الرسائل:

1. عنوان الرسالة (محدد وواضح)
2. التحية
3. افتتاحية الرسالة
4. موضوع الرسالة أو الجسم (يحتوي على السبب من وراء كتابة الرسالة)
5. الفقرة الختامية (وفيها يتم توضيح الإجراء المطلوب call to action)
6. التحية الختامية

وقبل أن توضح لك هذه القوالب الجاهزة والسيناريوهات المختلفة، هناك أمر هام يجب أن نوضحه لعنايتكم:

ترجمة جوجل مفيدة لكن بشرط

ترجمة جوجل خدمة مفيدة لكن بشرط أن يكون مستواك في الإنجليزية يمكنك من الحكم على نتائج الترجمة التي ستظهر لك، بمعنى أن يكون لديك القدرة على التمييز بين ما هو صواب وما هو خطأ من بين الترجمات التي سيمدك بها جوجل، لكن إذا كان مستواك في الإنجليزية لا يمكنك من معرفة الصح من الخطأ، فالرجاء لا تغامر وتستخدمها وبخاصة في كتابة الرسائل الرسمية نهائياً … قطعياً …بتاتاً.

 كيف تكتب إيميل أو رسالة رسمية باللغة الإنجليزية؟

والأن نتقدم لك قوالب جاهزة لعبارات يمكنك استخدامها في رسالتك:

التحية

في التحية يمكن استخدام العبارات التالية:

ملحوظة: التحية الأخيرة في الجدول Dear All قد تبدو لك – كمتلقي عربي – أنها عبارة غير مهذبة أو خشنة.

إذا كان شعورك تجاه هذه العبارة كذلك، الرجاء تجاهل هذا الشعور، فهي عبارة مستخدمة ولا تمثل مثل هذا الوقع عند المتلقي الأجنبي، لا تكن حساساً أكثر من اللازم يا عزيزي، ربما احساسك هذا يرجع إلى الترجمة الحرفية للعبارة (أعزاءي الكل)، على أي حال ترجمتها هي (إلى جميع الأعزاء).

بعد التحية التي تبدأ بكلمة Dear  يمكنك اتباعها بعبارة تحية أخرى مثل:

Greetings

Good morning

Good afternoon

التحية الختامية

سنتناول هنا الخاتمة، وقد وضعناها في الترتيب بعد التحية مباشرة مع أن المألوف أن نذكرها في النهاية كونها أخر عنصر من عناصر الرسالة، لكن دفعنا إلى ذلك هو ارتباط الخاتمة ارتباطاً وثيقاً بالافتتاحية كما هو مبين أدناه:

افتتاحية الرسالة

هي أول فقرة تأتي في الترتيب بعد عنصر التحية، وفيها توضح للمتلقي الغرض من كتابة الرسالة، ويمكنك استخدام أي من العبارات التالية والتي تتفق مع غرضك:

الفقرة الختامية من الرسالة

هي أخر فقرة من فقرات الرسالة، وتأتي قبل التحية الختامية، وبها توضح ال call to action  أي رد الفعل الذي تطلبه من المتلقي، ويمكنك استخدام أي من العبارات التالية على حسب غرضك من الرسالة:

اختصارات مهمة تستخدم بكثرة في الرسائل الرسمية

كمعلومة إضافية، إليك أهم الاختصارات التي يمكن أن تصادفها في الرسائل الرسمية مع توضيح معناها:

في نهاية، نرجو – عزيزي الموظف – أن تكون هذه الرسالة قد قدمت لك معلومات من شأنها تسهيل مهمة كتابة الرسائل الرسمية عليك وعلى زملائك في العمل.

لا تنسى أيضاً مشاركة هذه الرسالة عبر وسائل التواصل الاجتماعي المختلفة، سيمتن لك متابعيك وأصدقائك كثيراً إن فعلت … كذلك نحن … سنقدر لك هذا الأجراء كثيراً …

مع خالص التحيات …